I. OBJETO
Indicar las directrices de tratamiento de los datos personales en R.R. EDITORES RAMIREZ & RAMIREZ LTDA., en adelante EL PERIÓDICO, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.
Desde el momento en que comenzó a operar EL PERIÓDICO , ha recaudado datos personales, y continúa recaudándolos, de clientes, suscriptores y personas interesadas en participar de las actividades periodísticas, comerciales, culturales y sociales que se realicen física y virtualmente en EL PERIÓDICO.
Para garantizar los derechos constitucionales y legales de las personas que han tenido a bien suministrarnos sus datos y de quienes nos los suministren en el futuro, EL PERIÓDICO adopta las siguientes políticas de tratamiento de datos personales, en los términos de la ley 1581 de 2012 y del Decreto 1377 de 2013.
II. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
EL PERIÓDICO es responsable del tratamiento de datos personales no públicos de los cuales hace uso de acuerdo con los deberes que lo asisten, dentro de los cuales se destaca el de adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos, así como el artículo 13 del Decreto 1377 de 2013 que establece la obligatoriedad por parte de los responsables del tratamiento de desarrollar sus políticas para el tratamiento de los datos personales y velar porque los encargados del tratamiento den cabal cumplimiento a las mismas.
Domicilio: Pereira. Dirección: Carrera 8 22-75 .
Correo electrónico: servicioalcliente@eldiario.com.co
Teléfono: 606 351 5123
III. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Los datos y autorizaciones de tratamiento se recolectarán por medios físicos (suministro de la información por parte de los titulares, de manera telefónica, por escrito, o verbalmente en los lugares dispuestos para tal fin) o electrónicos (a través de la página web www.eldiario.com.co o mediante el uso del correo electrónico). Los datos recaudados y las autorizaciones serán almacenados en las bases de datos de EL PERIÓDICO y permanecerán bajo su custodia en condiciones de idoneidad, confidencialidad y seguridad generalmente admitidas. Sólo el personal autorizado podrá acceder a estas bases de datos. Se observarán los protocolos de acceso y seguridad que se consideran estándar en estas actividades para evitar la vulneración o manipulación de la información recopilada.
IV. USO (FINALIDAD) DE LA INFORMACIÓN PERSONAL RECOPILADA EN LAS BASES DE DATOS
La información personal que ha recopilado EL PERIÓDICO desde el inicio de sus operaciones y la que recopile en adelante, se usará para los siguientes fines:
• Envío de información y documentos relacionados con los servicios que debe prestar la administración y razón de ser de EL PERIÓDICO y para dar respuesta a los PQRS, formulados por los titulares.
• Remisión de información, requerimientos y notificaciones a todos los empleados, proveedores y contratistas de EL PERIÓDICO, que se encuentran registrados en nuestras bases de datos.
• Envío de correo electrónico y demás mensajes de datos, informando e invitando a eventos, actividades comerciales, sociales y de mercadeo que realice EL PERIÓDICO o en alianzas con otras empresas y otros medios de comunicación.
• Remisión de productos, servicios, ofertas, promociones, incentivos, descuentos, sorteos, campañas publicitarias, emitidas por el área comercial de EL PERIÓDICO.
• Envío de felicitaciones por fechas especiales.
• Envío de encuestas y/o sondeos de opinión sobre la satisfacción de clientes, usuarios, suscriptores y potenciales clientes, así como sobre productos y servicios.
• Análisis y segmentación de la información para elaborar estudios y estadísticas sobre preferencias de consumo.
• Dar cumplimiento a exigencias legales y requerimientos de autoridades judiciales.
• Compartición de datos personales con terceros para los anteriores efectos y cobros de cartera.
Finalidad por grupos de interés:
a. Empleados, ex empleados, pensionados y/o beneficiarios: Relacionamiento, comunicación, registro, acreditación, consolidación, organización, actualización, aseguramiento, procesamiento, investigación, capacitación, autorización, reporte, estadística, planeación, mejora, análisis, tramitación, auditaje, defensa jurídica, y gestión de las actuaciones, informaciones y actividades en las cuales se relacionan o vinculan los empleados, pensionados y sus familiares con EL PERIÓDICO.
b. Accionistas: Comunicación, registro, consolidación, acreditación, organización, actualización, control, aseguramiento, atención, tramitación, defensa jurídica, y gestión de las actuaciones, informaciones, estrategias, y actividades en las cuales se relacionan o vinculan los accionistas e inversionistas con EL PERIÓDICO.
c. Contratistas y sus empleados: Comunicación, registro, consolidación, organización, actualización, tramitación, control, acreditación, aseguramiento, auditaje, estadística, reporte, mantenimiento, interacción, asignación, defensa jurídica, y gestión de las actuaciones, informaciones y actividades en las cuales se relacionan o vinculan a los contratistas y sus empleados con EL PERIÓDICO.
d. Comunidad y sociedad de áreas de influencia: Relacionamiento, comunicación, desarrollo, registro, actualización, consolidación, acreditación, formalización, ejecución, difusión, aseguramiento, organización, tramitación, control, defensa jurídica, y gestión de las actuaciones, informaciones y actividades en las cuales se relacionan o vinculan la comunidad y la sociedad civil en general con EL PERIÓDICO.
e. Estado: Relacionamiento, comunicación, interacción, colaboración, registro, acreditación, actualización, consolidación, organización, aseguramiento, atención, tramitación, defensa jurídica, y gestión de las actuaciones, informaciones y actividades en las cuales se relacionan o vinculan los agentes, organismos o entidades del Estado con EL PERIÓDICO.
f. Clientes: Relacionamiento, comunicación, registro, acreditación, consolidación, organización, actualización, aseguramiento, atención, tramitación, defensa jurídica, y gestión de las actuaciones, informaciones y actividades en las cuales se relacionan o vinculan los clientes con EL PERIÓDICO.
g. Tratamientos de datos personales de niñas, niños y/o adolescentes:
El tratamiento de datos personales de niños, niñas y/o adolescentes que no sean de naturaleza pública cumplirá con los siguientes parámetros y requisitos en su tratamiento:
- a) Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
- b) Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
- c) Valoración de la opinión del menor cuando este cuente con la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
Cumplidos los anteriores requisitos, EL PERIÓDICO. solicitará autorización para el tratamiento de datos al representante legal del niño, niña o adolescente.
h. Tratamiento de datos sensibles: EL PERIODICO. aplicará las limitaciones legales al tratamiento de datos sensibles, por lo cual se asegurará que:
- El Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
- El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
- El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.
- El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
- El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento EL PERIODICO adoptará las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.
V. DERECHOS QUE LE ASISTEN AL TITULAR DE LA INFORMACIÓN
De acuerdo con las normas constitucionales y legales, el titular de la información recopilada en nuestras bases de datos cuenta con las siguientes prerrogativas y derechos, los cuales puede invocar o ejercer frente a EL PERIÓDICO o frente al encargado del tratamiento de datos personales que obre por cuenta de EL PERIÓDICO como responsable:
• Acceder de manera gratuita a sus datos personales, así como conocerlos, rectificarlos, corregirlos y actualizarlos, siguiendo los procedimientos establecidos más adelante.
• Solicitar y obtener prueba de la autorización concedida para el tratamiento de sus datos personales, excepto en el caso en que ella se presuma por haberse usado mecanismos alternos de comunicación, como lo prevé el artículo 10 del Decreto 1377 de 2013.
• Obtener información sobre el uso que se ha dado a su información personal.
• Revocar, en cualquier momento, la autorización para el tratamiento de sus datos personales, modificarla o condicionarla. Así mismo, solicitar la supresión del dato, su modificación o aclaración, salvo que sea necesaria la información por razones legales o contractuales.
VI. PROCEDIMIENTOS PARA QUE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN PUEDAN EJERCER SUS DERECHOS.
Con el fin salvaguardar los derechos de los titulares de la información que reposa en nuestras bases de datos, y la que se recopile en adelante, EL PERIÓDICO establece los siguientes procedimientos:
El titular de la información podrá solicitar en cualquier tiempo, dentro de los horarios de atención al público o de forma electrónica, información (consultas) sobre sus datos personales registrados en las bases de datos de EL PERIÓDICO y sobre las autorizaciones concedidas. Así mismo, podrá elevar peticiones o reclamaciones sobre aclaración, corrección, modificación, rectificación o supresión de datos; revocación o condicionamiento de autorizaciones para el tratamiento, acompañando los documentos o pruebas que pretenda hacer valer. Para ejercer las prerrogativas a que se refieren los numerales anteriores, el titular deberá radicar petición escrita en las oficinas de administración (Carrera 8 # 22-75, en Pereira) identificándose plenamente, a fin de que EL PERIÓDICO pueda corroborar que el peticionario es el titular de la información. En la solicitud se debe precisar:
a) Nombre completo y correcto del titular.
b) Identificación del titular.
c) Dato o autorización que se quiere conocer, corregir, modificar, suprimir o revocar, con indicación clara y detallada de la forma en que se pide hacer la corrección o modificación.
d) Domicilio o lugar donde recibirá respuesta. El titular también puede remitir un correo a la siguiente dirección electrónica: servicioalcliente@eldiario.com.co con la información señalada en el numeral anterior. En este caso, EL PERIÓDICO enviará la respuesta correspondiente a la misma dirección de correo de la cual procede la petición, siempre y cuando coincida con la registrada en las bases de datos. No obstante, si lo considera, y con el único fin de establecer la identidad plena del peticionario y titular de la información, EL PERIÓDICO podrá requerirlo para que se identifique, antes de proceder a responderle. La respuesta a las consultas será enviada por EL PERIÓDICO en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
La respuesta a las reclamaciones, se dará por EL PERIÓDICO en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
VII. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES La política de tratamiento de datos personales a que se refiere este documento está vigente a partir del 27 de junio de 2013.
VllI. VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS
Las bases de datos tendrán una vigencia igual al periodo en que se mantenga la finalidad o finalidades del tratamiento en cada base de datos.
IX. AUTORIZACIÓN
Exceptuando los casos definidos en la Ley 1581 de 2012 y/o las normas concordantes, en los casos en que se requiera contar con la autorización previa del titular la solicitará a más tardar al momento de la captura de la información.
La autorización deberá ser expresa e informada en el sentido de incluir las finalidades específicas del tratamiento para las cuales se obtiene el consentimiento, y obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.
