Errores que cometen las empresas a la hora de automatizar procesos

La digitalización es hoy uno de los grandes ámbitos de desarrollo de las empresas. La pandemia no solo ha apresurado este proceso, sino que ha dado un especial realce a la automatización. Pero más allá de la gran cantidad de beneficios productivos y operacionales que de la Automatización Robótica de Procesos, en inglés RPA, los expertos advierten que hay varios errores que las empresas cometen a la hora de su implementación y que pueden significar malas experiencias en un primer acercamiento a la robotización digital.

De eso entiende Rocketbot, la compañía de RPA , destaca que “la automatización robótica de procesos es una solución altamente tecnológica con el potencial de agregar innumerables beneficios a las organizaciones. Sin embargo, para tener éxito, es necesario comprender que no es una herramienta de TI que resolverá mágicamente todo, sino que es una solución de gestión y mejora empresarial”.

Vale destacar que diferentes empresas que prestan un amplio servicio en la ciudad de Pereira, cuentan con sistemas automatizados para agilizar procesos y prestar un servicio de calidad. Bajo prueba y error, compañías en especial del sector salud y el bancario, han hecho grandes apuestas por implementar este tipo de herramientas y garantizar mejores experiencias en la navegación y servicio.

Ambición y mala selección

Algunas claves

Según la compañía, para que una empresa tenga un primer acercamiento positivo a la RPA, debe tener claros los objetivos o metas a la hora de automatizar. Esto se debe a que uno de los errores más frecuentes de las compañías es seleccionar erróneamente los procesos que primero requieren de automatización, además de evaluar la solución únicamente desde la perspectiva tecnológica.

Muchas veces se toman decisiones orientadas solo a la herramienta y al entorno de procesamiento, dejando de lado factores políticos, culturales, de recursos humanos y de compliance, entre otros. Ese factor es muy importante, ya que se debe evaluar cómo la automatización afectará conductas dentro de una empresa, la labor de los equipos o diseños organizacionales.

Otro de los problemas frecuentes, es querer automatizar una cadena demasiado amplia de procesos, lo que abre la posibilidad de frustración y resistencia. Y por la vereda opuesta está la negación: tomar al RPA como una “tendencia” y no como una necesidad de las compañías modernas que, de no aplicarse, podría conducir directamente a la muerte de la empresa.

Ejes importantes par superar los obstáculos

1. Complejidad de la implementación.

La automatización no representa un desafío técnico en sí mismo. La complejidad surge fundamentalmente cuando la iniciativa alcanza cierta envergadura. Recorrer el camino de RPA en instancias de escalabilidad sin conocimientos arquitectónicos adecuados, por ejemplo, pone en riesgo la implementación completa y así la decisión de apuntar a oportunidades de negocio más amplias. Otro tema importante es que una especificación incompleta o errónea también puede echar por tierra el objetivo de extender el número de procesos automatizados.

Un adecuado manejo

Si las nuevas apuestas no se manejan adecuadamente, el temor a la pérdida del trabajo por la automatización tomará protagonismo y generará resistencias. El enfoque hacia estos actores debe contemplar un discurso en positivo, basado en la contribución de la automatización para realizar mejor las tareas y participar en nuevas actividades.

2. No darle la relevancia que requiere a la gestión del cambio

La automatización requiere un análisis del cambio organizacional más profundo que otras tecnologías, porque implica la reconfiguración de roles y responsabilidades en las áreas afectadas.

Saber anticipar y acompañar en esta tarea a la compañía desde el comienzo eleva de un modo exponencial las probabilidades de éxito de la implementación, y asienta las bases de confianza para escalar el alcance. Hay que tener en cuenta que más allá de la perspectiva de los directores de las compañías, son los mandos medios y bajos, quienes sentirán el mayor impacto una vez iniciados proyectos de esta naturaleza.

3. Conflictos de lineamientos entre las áreas

Al comienzo de una iniciativa de RPA, por lo general existen conflictos de lineamientos y expectativas entre distintas áreas de la operación de una compañía. Y en este tipo de proyectos puede resultar fatal. Un ejemplo típico es, ante la urgencia manifestada por el área de negocios, que el departamento de TI no responda en el tiempo requerido, en términos de entregar claves, infraestructura, seguridad, soporte, entre otros. La planificación global de la iniciativa debe elaborarse armónicamente, para anticipar todo tipo de problemas de operación y de sincronización entre distintos grupos relacionados con la cadena de valor.

Fuerza laboral más joven

De ahora en adelante, los jóvenes que ingresen a las empresas estarán familiarizados con mejores herramientas tecnológicas y obligarán a las empresas a transformar y modernizar sus procesos. Estos nuevos trabajadores tienen mayor propensión de adoptar herramientas de automatización para optimizar sus trabajos. A medida que estos trabajadores traigan mejores resultados a la empresa, eso acabara con todas las dudas restantes y obligara a la organización a adoptar de manera masiva esta tecnología.

La necesidad de conseguir una mejora continua obliga a las empresas a adoptar nuevas y mejores herramientas tecnológicas. Fruto de esta necesidad es que surgen tecnologías como la RPA y la Inteligencia Artificial, AI,; que ya generan importantes resultados para las empresas y están en auge de crecimiento. Se espera que el 2021 sea un año crucial para el RPA, ya que las empresas han descubierto que tiene gran importancia para ellas al permitirles una optima automatización de sus procesos y un incremento importante de productividad.

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