Beneficios a la hora de tener una gestión automatizada

Nada más común en una empresa que el gasto que a diario hacen los colaboradores, entre los que se cuentan gasolina, transportes, tiquetes aéreos, restaurantes, viajes, servicios de conectividad y elementos de oficina. Por lo general, los trabajadores que realizan dichos gastos tienen que proceder con su legalización. ¿Cómo hacer este proceso más fácil y sencillo? Diversas tecnologías permiten hoy a las organizaciones que las personas puedan gestionar estos gastos de forma automatizada, lo que representa múltiples beneficios.

Considere estas ventajas que trae a las compañías la posibilidad de agregar tecnología a los procesos de legalización y gestión de gastos empresariales.

  1. Optimización de tareas. Al realizar todas las tareas de forma digitalizada y automatizada, los colaboradores pueden reducir el tiempo que antes dedicaban a tediosos procesos de legalización. Con estas herramientas es posible completar informes de gastos automáticamente utilizando los recibos electrónicos de aerolíneas, hoteles, restaurantes y compañías de transporte terrestre. Esto sirve para evitar el registro de cuentas manualmente a fin de mes, que genera reprocesos y cuellos de botella que impactan la productividad de la organización.

Al emplear procesos digitales de legalización de gastos es posible evitar el consumo de papel, que llega en algunos casos a las 10.000 hojas de papel al año por trabajador.

  1. Menos uso de papel. Se estima que la mitad de los desechos de las corporaciones están compuestos de ese material. Por medio de plataformas digitales de gestión de gastos –que además permiten su automatización– es posible eliminar el uso de papel, algo que también trae beneficios para el medio ambiente.
  2. Ahorro de costos. Según Gartner el 3 por ciento de los ingresos de una empresa promedio se destina al consumo de papel relacionado con facturas, impresiones y otros documentos que muchas veces son innecesarios. Por ello, la automatización de esta información ayuda a la reducción del uso de papel en grandes proporciones y así ahorrar costos.

Áreas de las empresas que se benefician de la gestión automatizada de gastos

– Empleados: al proporcionar a los empleados herramientas basadas en la nube que eliminan el tedio de los informes de gastos, pueden mantenerse productivos y dejar que se concentren en los trabajos para los que fueron contratados.

– Equipos directivos: los líderes de las organizaciones quieren administrar sus negocios lo mejor posible y maximizar las ganancias. Con estas herramientas de gestión automatizada de gastos logran ofrecer lo mejor a los colaboradores, mantener los costos bajos y los ingresos altos.

– Gerentes de tecnología: las tecnologías tradicionales y la mala alineación entre los equipos de TI y finanzas es una de las causas fundamentales de la mala gestión de los gastos. Cuando TI y finanzas trabajan juntos para automatizar la gestión de gastos, viajes y facturas puede conducir a una mayor satisfacción y cumplimiento de los empleados.

– Equipos financieros: pueden ver dónde está el dinero en detalle. Esto significa que facturas y reembolsos se pagan a tiempo, se eliminan errores y fraudes, y las decisiones de negocio se basan en datos completos y precisos de gastos, además de ofrecer una visión clara del flujo de caja general.

El 83% de los casos de fraude está asociado a la apropiación indebida de activos, incluida la exageración en los reembolsos. Al gestionar los gastos de manera automatizada se evitan estas situaciones.

Compartir

Deja un comentario