La digitalización de los servicios públicos y privados en Colombia ha permitido que varios trámites que antes exigían desplazamientos, filas y autenticaciones presenciales hoy puedan adelantarse desde casa. Sin embargo, no todos los actos jurídicos pueden resolverse únicamente con una firma electrónica o un documento digital.
La clave, según expertos, está en diferenciar cuáles trámites pueden realizarse en línea y cuáles siguen requiriendo intervención notarial por razones de seguridad jurídica, control de legalidad y prevención del fraude.
“Lo primero que debe revisar el ciudadano no es si existe una plataforma digital, sino si la ley exige escritura pública o autenticación obligatoria para ese acto”, explicó Ena Arredondo, docente de Derecho de Areandina, sede Valledupar.
La aclaración es importante porque en Colombia la Ley 527 de 1999 reconoció la validez jurídica de los mensajes de datos y abrió la puerta al uso de documentos y firmas en entornos digitales. Esto ha permitido que múltiples contratos y actuaciones puedan realizarse por medios electrónicos, siempre que cumplan los requisitos legales.
Entre los actos que, en general, pueden adelantarse desde casa están algunos contratos consensuales como el arrendamiento de inmueble urbano, la prestación de servicios, la compraventa de bienes muebles, el mandato simple, poderes privados que no requieran autenticación obligatoria, modificaciones contractuales con entidades privadas y ciertas actuaciones societarias que no impliquen reformas estatutarias solemnes.
En el ámbito empresarial también continúan vigentes las reuniones no presenciales o mixtas, así como la adopción de decisiones mediante actas electrónicas, siempre que se respeten las reglas aplicables para este tipo de encuentros.
No obstante, la virtualidad no elimina los requisitos de seguridad. Para que un trámite digital tenga validez, debe permitir identificar al firmante, garantizar que el documento no fue alterado y dejar trazabilidad sobre la fecha, el contenido y la persona que firmó. En algunos casos será suficiente una firma electrónica válida; en otros, especialmente cuando se requiere mayor fuerza probatoria, puede ser necesaria una firma digital con certificado.
También es recomendable verificar si la plataforma utilizada exige autenticación reforzada, como doble factor, validación biométrica o trazabilidad del mensaje de datos. Esto suele ocurrir en trámites ante entidades como la DIAN, cámaras de comercio o proveedores tecnológicos autorizados.
“La firma no solo debe parecer válida; debe poder demostrarse quién firmó, cuándo firmó y sobre qué documento”, señaló Arredondo.
Trámites que siguen requiriendo notaría
Aunque cada vez hay más opciones digitales, varios actos continúan exigiendo notaría. Entre ellos están la compraventa de bienes inmuebles, la constitución de hipotecas, las capitulaciones matrimoniales, las donaciones de inmuebles, la constitución o liquidación de patrimonio de familia inembargable, algunas reformas estatutarias y las sucesiones notariales cuando procedan.
También hay poderes especiales que, por el tipo de acto que autorizan, deben cumplir formalidades adicionales como autenticación o escritura pública.
La razón de estas exigencias, según la experta, es proteger actos de alto impacto patrimonial o familiar. En esos casos, la intervención del notario no es un simple requisito administrativo, sino un mecanismo para verificar la capacidad de las partes, prevenir fraudes y dar seguridad jurídica.
Intentar resolver este tipo de gestiones únicamente con un documento firmado en casa puede generar rechazos, nulidades o conflictos posteriores.
Sin embargo, que un trámite siga requiriendo notaría no significa que todo el proceso deba hacerse de manera presencial. Muchas notarías permiten pre-radicar documentos, enviar borradores por canales digitales, solicitar orientación previa, agendar citas y, en algunos casos, realizar pagos electrónicos.
La recomendación para los ciudadanos es verificar antes de desplazarse. Revisar la página web de la notaría o de la Superintendencia de Notariado y Registro, confirmar requisitos actualizados, preguntar si se requiere cita y establecer qué documentos deben presentarse en original puede evitar pérdidas de tiempo.
“El error más común es desplazarse sin verificar requisitos y descubrir en la notaría que faltaba un soporte, una copia o una formalidad específica”, advirtió Arredondo.
En 2026, el cambio no significa que la notaría desaparezca, sino que los ciudadanos pueden combinar mejor las herramientas digitales con los trámites presenciales. La regla práctica es sencilla: si la ley no exige solemnidad notarial, probablemente el trámite pueda avanzar desde casa; si la exige, lo más conveniente es preparar todo previamente por canales digitales para acudir una sola vez y evitar vueltas innecesarias.
