Firma digital, una herramienta clave para los trámites en tiempos de aislamiento obligatorio

El aislamiento social obligatorio ordenado por el gobierno nacional para contener la propagación del Coronavirus ha implicado muchísimos cambios en la cotidianidad de lo colombianos que han debido echar mano de las herramientas tecnológicas para realizar desde casa muchos trámites ante entidades oficiales o transacciones no presenciales. Esto ha obligado, además, a acelerar la digitalización de muchos procesos al interior de las empresas, entre los cuals la firma digital de documentos aparece como una herramienta clave. En Colombia, la firma digital de documentos está regulada por la Ley 527 de 1999 y el Decreto 1747 de 2000. La primera define y establece los requisitos para el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, mientras que el segundo regula las entidades certificadoras de ellas. Según esta ley, la firma digital tiene la misma fuerza y efectos que el uso de una firma manuscrita y además es segura y permite mantener la actividad contractual del negocio evitando desplazamientos, reuniones presenciales y el uso de papel u otros materiales que pueden favorecer el contagio. Para conocer cómo se está utilizando la firma digital en Pereira, EL DIARIO habló con el Notario Tercero, Jorge Eliécer Sabas Bedoya.

¿Cómo ha venido operando la firma digital en estos tiempos de aislamiento obligatorio?

La firma digital es una herramienta tecnológica que ya está habilitada en Colombia hace varios años. Lastimosamente por la falta de compromiso de la cultura colombiana, en especial de los Notarios, ésta -que pudo ser una herramienta muy ágil en los tiempos en los que estamos- no cumplió con el objetivo, con el servicio y con la función precisamente por factores como la ignorancia o el desconocimiento o la negligencia de las instituciones, entre ellas las Notarías. La firma digital es un vehículo muy importante porque consiste en un sistema técnico muy especial que permite que toda la información y los documentos que puedan ser escaneados y reproducidos por este medio y enviados remotamente a otro actor, tenga validez y que el documento que llegue por esa vía sea auténtico. Así está definido desde el punto de vista técnico y legal.

¿Pero una cosa es la firma digital y otra la firma simplemente escaneada?

El escaneo es la forma como se formaliza o se concreta la firma digital. Lo que pasa es que en la firma digital lo que hay es un sistema especial donde está capturada mediante escáner la rúbrica de una persona o de varias personas, por ejemplo de un emisor y de un receptor, y entonces el documento que sea remitido por el emisor le llegará al receptor y éste -con la convicción absoluta de la validez del documento que le llegó por esa vía- lo presumirá auténcito y así será. Y no tendrá ninguna duda o peligro de que vaya a ser adulterado ni nada, porque llegó específicamente a través de esa base de datos donde está la correspondencia de las firmas y los documentos.

¿Qué diferencias hay entre la firma digital y los sistemas de biometría?

La biometría es una herramienta distinta, que es la concordancia que también se da por medios electrónicos entre una huella que se captura fisicamente en cualquiera de las Notarías de Colombia o que esté en las bases de datos que tenga la biometría y la Registraduría Nacional del Estado Civil a través del convenio existente entre las Notarías y la Registraduría. Así que huella que esté escaneada en cualquier despacho notarial o que se esté capturando vía escánear en una Notaria es confrontada con la huella de esa persona que se le capturó inicialmente cuando tramitó la cédula de ciudadanía en la Registraduría para establecer su correspondencia. Hechas así las cosas no hay dudas, salvo alguna falla técnica que se puede presentar, de que la persona que comparece ante la Notaría es la misma que aparece en la Registraduría con el nombre y el número de cédula que le asignaron.

¿En el momento, para qué tipo de documentos se pueden emplear la firma digital?

Yo diría que para todo tipo de documentos, lo que pasa es que por la vía de la firma digital circulan documentos que han sido emitidos, recepcionados o enviados por una persona o institución cuyo representante tiene la firma registrada en el sistema de firma digital. Por esa razón, por ejemplo, si Jorge Eliécer Sabas Bedoya la envía al Notario 6o. de Bogotá un registro civil, el receptor no va a tener ninguna duda de que fue el señor Jorge Eliecer Sabas Notario Tercero de Pereira el que se lo remitió. Y va a tener esa tranquilidad absoluta.

¿Este sistema está hecho a prueba de falsificaciones o de fraudes?

La firma digital, por ser de poca usanza, yo la he promovido y usado muy pocas veces, pero no he tenido ningún problema. Donde sí tengo que advertirlo es que tuve algún reparo, algún problema que está por dilucidarse, es en el caso de biometría en donde sí aparece una falla que está por aclararse con el gremio y con la entidad que administra la biometría en Colombia.

¿En estos tiempos de cuarentena por la pandemia, cómo están operando las Notarías?

Todos los Notarios tenemos la responsabilidad de ser precavidos, de definir los protocolos de bioseguridad, de alfabetizar a nuestros clientes internos -es decir los empleados- sobre las reglas muy claras de atención a los usuarios, algunos de los cuales muchas veces son distraídos y hay que hacer mucho énfasis en el cumplimiento de los protocolos, hay que educarlos. Y fundamentalmente, estar muy dispuestos a una función preventiva y precautelativa, ir haciendo ajustes y correcciones. Nos tocó meternos en una lectura muy distinta de nosotros mismos y de nuestros hábitos y comportamientos. Y eso lo estamos haciendo notarialmente, es nuestra esponsabilidad y obligación, es la contribución que tenemos que hacer desde el gobierno, cumpliendo sus directices, para con nuestros clientes.

¿En estos casi dos meses qué tanto se ha visto afectada la actividad notarial?

Ha sido un desastre completo. Los Notarios hoy en Colombia estamos trabajando a pérdida. Recordemos que una Notaría es, prácticamente, una franquicia, en donde el gobierno no pone un solo peso y todos los costos que se generan, desde el pago de servicios públicos, arrendamientos, nóminas y todo lo que sean gastos administrativos, incluida la contribución de impuestos, es responsabilidad absoluta de los Notarios. De tal manera que las Notarías hoy están semi-paralizadas, semi-abiertas, hubo un tiempo durante el cual no abrimos y ahora estamos trabajando media jornada. Por supuesto todos los servicios están caídos y estamos trabajando a pérdida, pero bueno cuando estábamos en unas épocas cuando nos estaba entrando platica no chillábamos y ahora tampoco es época de lamentarnos.

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