Este será uno de los trámites, junto a otros como testamentos y otorgamiento de escrituras, que se podrá efectuar por medios electrónicos, gracias al proyecto de Digitalización Notarial.
Las 908 notarías a lo largo y ancho del territorio nacional, dan un gran paso a la digitalización, según anunciaron desde l Superintendencia de Notariado y Registro. Esta nueva etapa mejorará la calidad del servicio que prestan, ya que muchos de sus trámites podrán ser realizados de manera electrónica, sin necesidad de dirigirse a la notaría.
Este proyecto ya está estructurado y será desplegado a través de fases o etapas, las cuales permitirán una implementación gradual y óptima de todos los aspectos técnicos, jurídicos y tecnológicos.
La iniciativa cuenta con el aval y acompañamiento de los ministerios de Justicia y Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y de la Consejería para Asuntos Económicos y Transformación Digital.
Esto representa un avance trascendental en la forma (tanto a nivel de proceso, como de herramientas tecnológicas) como por años se han prestado los servicios notariales.
Firma electrónica
Para realizar trámites como celebración de matrimonios, testamentos y otorgamiento de escrituras, los usuarios deberán tener su firma inscrita en registro electrónico, proceso que también hace parte de este proyecto.
Su desarrollo estará sustentado sobre cinco principios base: Accesibilidad, Disponibilidad, Fiabilidad, Interoperabilidad e integridad, dando cumplimiento a lo establecido en el Decreto Ley 2106 de 2019.
¿Cómo se hará?
Para hacer esto posible, la Superintendencia creará un repositorio notarial que contendrá copia del archivo integrado de estos despachos, así como todos los documentos generados con ocasión de la prestación de sus servicios. Adicionalmente, se digitalizarán los archivos físicos. En este trabajo se garantizará la autenticidad, fiabilidad, integridad, usabilidad e interoperabilidad de los documentos.
Este repositorio acarreará consigo múltiples beneficios, algunos de ellos encaminados a soportar el nivel de transacciones y volumetría de trámites notariales, a mitigar el riesgo de pérdida de protocolos notariales, al reporte de operaciones notariales en línea, a permitir visitas virtuales “extra situ” que implican reducción de costos por desplazamientos y al cumplimiento de la Ley 2106 de 2019 también conocida como Ley Antitrámites.
Actualmente la Superintendencia, a través del Banco Mundial, adquirió la infraestructura en nube que soportará la operación de la entidad. Adicionalmente, en esta Infraestructura se dispondrá el Repositorio de Información que se interoperará con los procesos y actos notariales a nivel nacional.
Próximamente los matrimonios se ‘formalizarán a través de medios digitales, ya no habrá que ir hasta la notaría.
