Debido a la coyuntura ocasionada por el Covid-19, personas y empresas se encontraron con la necesidad de implementar nuevas formas de trabajo que permitan el flujo normal de las actividades, y aunque para algunos no resulta novedoso, para otros implica un cambio significativo.
La dinámica de los negocios puede retomar su cotidianidad, incluso con seguridad jurídica y valor probatorio, gracias a la Ley 527 de 1999 que habilita el uso de mecanismos tecnológicos para blindar jurídica y técnicamente los documentos en medios electrónicos.
En la actualidad, uno de los mecanismos ampliamente utilizado por su robustez jurídica y técnica, es la firma digital, un tipo de firma electrónica basada en la criptografía, totalmente diferente a una firma digitalizada o escaneada, cuya ventaja reside en las presunciones legales de autenticidad y no repudiación otorgadas por la Ley 527, de las cuales no gozan los demás tipos de firmas electrónicas.
«Aunque el uso de la firma escaneada pareciera ser suficiente, al ser reconocida por la Corte Suprema de Justicia, esta Corporación también advierte que una firma electrónica (…) solo producirá los efectos jurídicos de la manuscrita -equivalencia funcional- cuando cumpla determinados requisitos de seguridad y de fiabilidad, cuestiones que dependen del proceso técnico utilizado en su creación”, indicó Nadya Musa, Coordinadora de Asuntos Regulatorios y Corporativos de Certicámara S.A., entidad de Certificación Digital Abierta.
Hoy la realidad es otra, pues el uso de los medios electrónicos es un mandamiento y deja de ser una elección.
La firma escaneada no es propiamente un mecanismo técnico o tecnológico y sus inconvenientes redundan en la dificultad a la hora de demostrar su confiabilidad por su bajo nivel de seguridad; «la rúbrica de una persona es fácilmente suplantable, así como la imagen de ésta, sin control alguno, puede ser copiada y pegada virtualmente sobre cualquier documento, cuestiones a revisar al momento de utilizarla», dijo Musa.
En consecuencia, si bien pueden existir diversos mecanismos de firma, no todos son válidos jurídicamente y menos aún, cuentan con el mismo grado de seguridad. Por consiguiente, antes de implementar el mecanismo, evalúelo dos veces, con el fin de que cumpla los requisitos normativos y garantice el nivel de seguridad requerido. Para esto, las Entidades de Certificación Digital abiertas que operan en el país, bajo la acreditación del Organismo Nacional de Acreditación de Colombia ONAC, pueden ser su aliado al brindar servicios de confianza.
