Vivir y trabajar en el mismo espacio, una tendencia que se impuso y se fortaleció

Trasladar parte o la totalidad del trabajo fuera de la oficina ha sido una tendencia en alza desde las últimas dos décadas; la pandemia solo aceleró un proceso que ya estaba en marcha. El trabajo remoto en América Latina ha crecido en esta era digital de forma muy acelerada.

Las zonas de trabajo deberían disfrutar de las mejores condiciones espaciales disponibles, pero también es así para el resto de dinámicas del hogar. Por lo tanto, vale destacar dos soluciones: o los espacios son adaptables para realizar diferentes funciones en diferentes horas y días de la semana; o, si es posible, designar un lugar específico, idealmente una habitación, un espacio íntimo y de concentración, como lugar de trabajo.

Tenga en cuenta estas recomendaciones a tener en cuenta si se desea que los ambientes de vivienda y trabajo sirvan para ser sitios de concentración, reunión, intercambio, espacios para activar la creatividad, relajación y hasta permitan el movimiento, llevando a una versatilidad que incorpore un amplio abanico de estados corporales y mentales para trabajar.

  1. A) Variabilidad en los espacios de trabajo: si se piensa en la vivienda en relación a las posibilidades de actividad y movimiento que ofrece, se puede determinar en cada zona algunas características claves. Así, es imprescindible buscar en el exterior espacios para la lectura, el estudio, contestar mails o realizar trabajos puntuales e incluso tener reuniones, todo con la libertad que ofrecen los dispositivos electrónicos. El uso de terrazas, balcones y azoteas permiten descansar la vista, cambiar la sensación térmica y generar sensación de variabilidad. Lugares que por lo demás, se han visto altamente revalorizados en el mercado inmobiliario en este período.
  2. B) Calidad ambiental: es óptimo trabajar cerca de la luz natural, pero también se puede mejorar el entorno aumentando la variación de los tipos de iluminación artificial para crear diferentes atmósferas lumínicas según la actividad. Diversas configuraciones de luces, tanto operativas, como de entorno, funcionan no solo para diferentes estados de ánimo, también para diferentes actividades, incorporando una sensación de complejidad y variación en el lugar en el que se pasan tantas horas. Si se dispone de los recursos necesarios es bueno considerar aumentar el volumen y la calidad del aire con opciones como la extracción de falsos techos, siempre que no afecten condicionantes térmicas o acústicas. Un buen volumen de aire ayudará en todos los procesos cognitivos.
  3. C) Las posturas, ergonomía integral: el ser humano no está diseñado para estar sentado mucho tiempo, y el trabajo de oficina se beneficia de la variación de posturas. El sofá (con la ayuda de cojines que cuiden la curva lumbar y cervical) puede ser un buen lugar para leer, la butaca para contestar mails, la cocina para revisar o planificar (la altura de los mesones de cocina facilita permanecer de pie durante algún tiempo, especialmente si se puede colocar el ordenador a una altura adecuada para los ojos). El trabajo en pie o en posturas intermedias durante algunos ratos permite variación y movimiento, descomprimen las piernas y activan la circulación.
  4. D) Mobiliario nómada y adaptativo: un espacio puede ser mucho más dinámico, amplio y versátil gracias al mobiliario transformable, que facilita funciones muy distintas en un mismo espacio. El gran ejemplo es el sofá cama, que ofrece un nuevo lugar de trabajo simplemente plegando o abatiendo. Por suerte, el mobiliario transformable es cada vez más estético y eficaz, ya que sólo si las transformaciones son sencillas y rápidas podrán ser realmente útiles.
  5. E) Los patrones biofílicos: la incorporación de estímulos auditivos, táctiles y olfativos, cambios sutiles de temperatura y humedad relativa, variación de la intensidad de luz y sombra, conciencia de los procesos naturales estacionales y temporales, referencias simbólicas de formas, texturas orgánicas y situaciones propias del paisaje natural como el refugio, la vigilancia y planificación, el misterio o riesgo, son algunas de las acciones que se establecen para diseñar interiores armónicos, sanos y en conexión con la naturaleza. Está comprobado que la incorporación de patrones biofílicos en los interiores mejora la creatividad y capacidad de raciocinio, además de mejorar la sensación de bienestar y con ello la salud.
  6. F) Versatilidad, transformabilidad y modulación: una de las claves para el funcionamiento versátil del espacio de trabajo es el almacenaje. Para que los cambios en el espacio interior sean factibles se debe tener un mobiliario de almacenaje eficiente en relación al trabajo. Una opción es crear cajones de almacenaje eficaz que organicen y liberen espacio para reorganizar el mobiliario según la necesidad. Elementos ligeros, eficientes, que se integren en la estética del lugar generando sensación de orden y con ello descanso visual.

El sentido de estos lugares venía propiciado por los estudios que abalaban la importancia de incrementar el bienestar de los trabajadores y, con ello, generar un aumento de la eficiencia y, por supuesto, de la rentabilidad. Esta relación entre bienestar y eficiencia es la guía para realizar este camino inverso que es la de poder trabajar en casa.

Algunas recomendaciones

Tenga en cuenta una serie de consejos que el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, MinTIC, da a las empresas:

Implemente en su organización y/o Entidad canales de comunicación seguros desde Internet como SSL VPN, para sus colaboradores y funcionarios en las conexiones para teletrabajo y trabajo remoto.

Implemente soluciones de almacenamiento como Onedrive y Drive coorporativo para guardar los archivos de los colaboradores a través de la infraestructura del servidor de archivos implementada.

Si debe habilitar algún servicio de cara internet, primero evalúe el riesgo antes de realizar la actividad, que las acciones de contingencia no afecten la seguridad de los datos.

Activar la configuración multifactor en las cuentas de correo personales y corporativas, con el fin de confirmar la identidad del que accede al correo y demás herramientas.

Mantenga actualizado su sistema operativo con los últimos parches de seguridad liberados por el fabricante. Instale y mantenga actualizado el software antivirus, de un fabricante reconocido, para evitar infecciones con virus o software malicioso.

Activar perfiles de navegación para los usuarios SSL/VPN permitidos. Realice un monitoreo permanente a la infraestructura de los servicios utilizados por los teletrabajadores, con el fin de analizar posibles acciones no autorizadas.

Tenga en cuenta las políticas de privacidad de la información, para no divulgar información sensible y privada de la organización o Entidad.

Indicadores Tecnológicos

Cualquiera que sea la implementación tecnológica realizada para el teletrabajo, resulta importante poder medir y gestionar la misma para mantener su operatividad y asegurar su impacto positivo.

Basados en las mejores prácticas del sector, consignadas en la Librería de Infraestructura de Tecnologías de Información (ITIL) es posible lograrlo, implementando una adecuada estrategia, diseño, transición y operación del servicio como soporte para el proceso de mejora continua del teletrabajo.

Indicadores Tecnológicos en Relación a lo Técnico

De ocupación

De estado

De calidad

Se refieren a las mediciones de aspectos propios de las implementaciones tecnológicas como la capacidad, disponibilidad, ocupación, calidad de servicio, en general mediciones de carácter técnico que pueden ser obtenidas desde las diferentes plataformas mediante herramientas de gestión.

Indicadores Tecnológicos en Relación al Servicio

De atención y respuesta

De solución y efectividad

De percepción y satisfacción

Los indicadores de servicio responden a la necesidad de mantener una adecuada atención y respuesta a las necesidades de servicio de los teletrabajadores mediante esquemas de soporte y atención que permitan reparar y mantener operativas las soluciones que le permiten desempeñar sus labores.

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