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lunes, mayo 27, 2024

Qué es necesario para emitir tu factura electrónica

De acuerdo con lo que establece la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales), quienes estén obligados a facturar electrónicamente deben alinearse a la versión 1.9 del anexo. A continuación, las claves a tener en cuenta.

Aunque no todos están obligados a facturar electrónicamente, quienes lo requieran deben cumplir con requisitos específicos. La DIAN establece pautas clave para garantizar una facturación electrónica precisa

Tras varios años, con aplazamientos incluidos, en este 2024 se oficializó el traspaso de la facturación tradicional en Colombia a la factura electrónica para todos los comercios del país. De esta manera, se deberán cumplir con todos los requisitos y condiciones que imponen desde la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). 

En ese sentido, cabe remarcar que este tipo de sistema se ha ido transformando en los últimos años como el método más práctico y veloz para que los comerciantes puedan registrar las ventas que realizan. El tipo de ticket que se entrega en estos casos es la factura POS, que se genera en el punto de venta al momento de una transacción. Es común que se entreguen en lugares como restaurantes, negocios minoristas u otros tipos de establecimientos. 

Los sistemas POS son un tipo de herramienta que automatiza los procesos que intervienen en tu venta y facturación diaria. Funcionan a partir de un sistema que es utilizado en los establecimientos comerciales para procesar y gestionar las ventas

Estos documentos tienen la misma validez que la factura electrónica, siempre que cumpla con las condiciones que establece el ente regulador. Este año, en Colombia se implementó de forma obligatoria para que todos los comercios tengan que entregar las facturas de esta manera, dejando atrás el método del papel.

Para entender, una factura electrónica es un documento digital que contiene la misma información legalmente válida, pero en formato electrónico, lo que permite un proceso más ágil y una forma más sencilla de almacenar, sumado a una contribución en el medio ambiente porque se deja de utilizar papel

Según el organismo, para facturar es necesario contar con el RUT actualizado, tanto de empresas como personas naturales, tener acceso al email que esté registrado y asociado al número, contar con un certificado de firma digital autorizado por la ONAC o proveedor tecnológico y disponer de una computadora con acceso a Internet. 

Una de las formas para realizar las facturas electrónicas es a través de un proveedor tecnológico, donde el contribuyente deberá tener en cuenta que esté habilitado por la DIAN. Cabe remarcar que en caso de que estés obligado a emitir tu factura, existe la posibilidad de recibir múltiples sanciones que van desde multas económicas hasta el cierre del negocio en el caso de que no lo hagas.

Por qué es importante emitir una factura electrónica

Uno de los puntos de emitir factura electrónica es que permite una reducción en los costos que tienen los comercios. Por ejemplo, aunque parezca insignificante, es mucho lo que se puede ahorrar dejando de tener que comprar papel para imprimir los boletos de compra. 

Además de ayudar al medio ambiente, hay una organización más clara para ver qué vendiste y qué compraste, para tener las cuentas más claras y evitar pérdidas de dinero. En ese sentido, también evitas tener que utilizar cajas para almacenar los datos de todos tus clientes y está todo en una simple computadora. 

Hay que señalar que se pueden emitir facturas desde el sitio oficial de la DIAN, pero suele ser un proceso un poco largo. Esto es porque se deben seguir una serie de pasos burocráticos para tener el registro y la habilitación para facturar electrónicamente. 

Se pasa a estar habilitado una vez que se completa el registro con tus datos. Allí es necesario que se hagan las pruebas pertinentes en el Software de facturación, dejando la firma digital y agregando los prefijos de numeración de facturación.

Recién una vez que se termine de asociar los prefijos de facturación DIAN, podemos comenzar a realizar las facturas para nuestros negocios. 

Sin embargo, en caso de necesitar que el proceso sea lo más fácil y ágil posible, existe la posibilidad de hacerlo a través de un sistema de gestión. Esto ayuda a que se haga el trámite todo desde un solo lugar y permite una automatización de las tareas a realizar. 

Desde estos sistemas, se puede hacer la factura electrónica de una forma más rápida, eficiente, evitando los procesos que pueden demorarse y así promoviendo una atención más eficaz con los clientes. 

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